PANDUAN MENULIS SURAT RASMI
Panduan yang diberikan untuk kegunaan jabatan kerajaan dan bukan untuk tujuan peperiksaan awam.
Cara menulis surat rasmi:
1. Nama dan Alamat Pengirim :
1.5 Nama pengirim ialah nama jabatan atau pejabat.
1.6 Lambang Kerajaan Malaysia diletakkan di sebelah kiri alamat pengirim.
1.7 Jarak nama dan alamat pengirim dari atas ialah “3 cm”.
1.8 Jarak nama dan alamat pengirim dari tepi ialah “2 cm”.
1.9 Pada akhir setiap baris hendaklah diletakkan tanda koma “, “.
1.10 Pada baris akhir diletakkan tanda noktah “ . “.
1.11 Hendaklah dibuat satu garisan panjang melintang muka surat di bawah nama dan alamat pengirim iaitu dengan jarak “Langkau Dua”.
1.12 Nama dan alamat pengirim boleh ditulis dengan huruf besar.
2. Nombor Telefon dan Faks:
2.1 Hendaklah ditulis di sebelah kanan bertentangan dengan baris akhir alamat
pengirim.
.
3. Nama dan Alamat Penerima:
3.1 Nama dan alamat penerima ditulis dengan langkau dua di bawah garis lintang
dan sama lajur dengan nama dan alamat pengirim.
3.2 Nama penerima hendaklah ditulis dengan lengkap termasuk gelaran dan
pangkat.
Contoh: Yang Berbahagia Profesor Tan Sri Datuk Dr. Haji ( isim),
3.3 Di bawah nama penerima hendaklah ditulis nama jawatan dan dikuti dengan
alamat pejabat.
3.4 Rujukan kehormat hendaklah ditulis bersesuaian dengan kedudukan atau
pangkat.
Contoh : Yang Berbahagia Datuk Abdul Rafie bin Mahat,
Ketua Pengarah Pendidikan Malaysia,
Kementerian Pendidikan Malaysia,
Paras 7 ,Blok J Utara,Pusat Bandar Damansara,
50604 Kuala Lumpur.
11.2Pada hujung baris diletakkan tanda koma.
11.3 Baris akhir alamat penerima hendaklah diletakkan tanda noktah .
11.4Sekiranya surat tersebut dikirimkan melalui ketua penerima ,hendaklah ditulis
“ Melalui dan salinan:”. Jaraknya ialah langkau dua di bawah alamat penerima.
Contoh :
En. Yunos bin Husin,
Penyelia Pendidikan Daerah,
Pejabat Pendidikan Daerah Kuala Kangsar, (Penerima)
33000 Kuala Kangsar,Perak.
Melalui dan salinan:
Pegawai Pendidikan Daerah,
Pejabat Pejabat Pendidikan Daerah Kuala Kangsar, (Ketua Penerima)
33000 Kuala Kangsar,Perak.
11.5Sekiranya surat tersebut dikirimkan kepada penerima melalui ketua pengirim, hendaklah ditulis “Melalui dan salinan:”. Jaraknya ialah langkau dua di bawah alamat penerima.
Contoh : Guru besar menulis surat kepada Pengarah Pendidikan Perak melalui
Pegawai Pendidikan Daerah.
Pengarah Pendidikan Perak,
Jabatan Pendidikan Perak ,
Jalan Tun Abdul Razak, (Penerima)
30640 Ipoh,Perak.
Melalui dan salinan:
Pegawai Pendidikan Daerah,
Pejabat Pejabat Pendidikan Daerah Kuala Kangsar, (Ketua Pengirim)
33000 Kuala Kangsar,Perak.
4. Nombor Rujukan:
4.1 Nombor rujukan surat ditulis di sudut kanan, langkau satu di bawah garis
lintang.
4.2 Nombor rujukan penerima ditulis di sebelah atas dan diikuti dengan nombor
rujukan pengirim di bawahnya.
5. Tarikh :
5.1 Tarikh hendaklah ditulis di sebelah kanan muka surat pada baris yang sama
dengan baris akhir alamat penerima.
1.1 Hari bulan ditulis dalam bentuk angka,nama bulan dieja penuh dengan huruf
besar atau kecil dan tahun ditulis penuh dengan angka.
6. Untuk Perhatian:
6.1 Untuk perhatian ditulis dalam kurungan . Boleh ditulis dengan frasa penuh atau
dalam bentuk akronim.
(Untuk perhatian: Ketua Sektor Pengurusan Sekolah)
atau
(u.p. : Ketua Sektor Pengurusan Sekolah )
7. Perkataan Menghadap Surat:
Iaitu panggilan (sapaan) atau rujukan kehormat kepada penerima.
1.1 Panggilan ini mesti sesuai dengan darjat,pangkat, gelaran dan jantina penerima.
Contoh :
Yang Berhormat,
Yang Mulia,
Yang Berhormat Mulia,
Tan Sri,
Dato’, atau Datuk,
Tuan, atau Puan,
Catatan: Sapaan bagi ketua jabatan tidak terikat kepada jantina.Contohnya
sapaan “tuan” boleh digunakan bagi ketua jabatan lelaki atau
perempuan. Begitu juga sapaan kepada penerima yang umum
digunakan sapaan “tuan”.
1.2 Panggilan menghadap surat ini hendaklah ditulis dengan langkau dua di bawah nama dan alamat penerima dan selajur dengan alamat penerima.
1.3 Letakkan tanda koma “ ,” di hujungnya.
8. Perkara atau Tajuk Surat:
8.1 Ditulis dengan langkau dua di bawah perkataan menghadap surat iaitu selajur
dengan nama dan alamat pengirim serta penerima.
8.2 Tajuk surat hendaklah tepat,ringkas dan padat serta dapat membayangkan
kandungan surat.
8.3 Huruf pertama pada setiap perkataan hendaklah ditulis dengan huruf besar dan
digariskan.
8.4 Jika tajuk surat lebih daripada satu baris, hanya baris terakhir digariskan.
8.5 Tajuk surat tidak perlu diletakkan noktah.
Contoh:
Maklumat Guru Sandaran Tidak Terlatih,Guru Kursus Dalam Cuti dan
Guru Kontrak Bagi Daerah Kuala Kangsar Tahun 2003
9. Pemerengganan:
9.1 Perenggan pertama atau pembuka surat ditulis dengan langkau dua di bawah
tajuk dan dimulakan selajur dengan tajuk,nama dan alamat pengirim dan
penerima.
9.2 Perenggan pertama tidak dinomborkan dengan nombor “1” tetapi jika ada
pecahan maklumat yang hendak disampaikan boleh gunakan pecahan berikut:
1.1
1.2
1.3 ... dan seterusnya.
9.3 Perenggan kedua dan seterusnya dinomborkan dengan angka dan noktah.
9.4 Jarak antara satu perenggan dengan perenggan yang lain ialah langkau dua.
9.5 Bagi perenggan yang mempunyai pecahan hendaklah digunakan pecahan :
2.1
2.2
2.3 ... dan seterusnya.
Jika ada pecahan seterusnya gunakan huruf ( abjad)
(a)
(b)
(c) ... dan seterusnya.
10. Penutupan Surat :
.
10.1 Penutupan surat rasmi hendaklah ringkas,tepat dan sesuai dengan tujuan
atau hasrat surat tersebut dan tiada nombor.
10.2 Penutupan surat rasmi terdapat tiga penanda wacana dan cogan kata iaitu:
a. Penanda Antisipasi
b. Penanda Penamat
c. Cogan Kata
d. Penanda Akuan atau Rujukan Diri
1.1 Contoh Penanda Antisipasi :
a. Kerjasama tuan dalam hal ini amatlah dihargai dan didahului dengan ucapan ribuan terima kasih.
b. Atas jasa baik tuan mempertimbang permohonan ini amatlah dihargai dan didahului dengan ucapan jutaan terima kasih.
c. Kesudian tuan melapangkan masa bagi menerima jemputan kami amatlah disanjung tinggi dan didahului dengan ucapan jutaan terima kasih. .
1.2 Contoh Penanda Penamat:
a. Sekian terima kasih.
b. Sekian.
c. Sekian untuk perhatian dan makluman tuan.
1.3 Contoh Cogan Kata: Ditulis dengan huruf besar dalam kata petik (“ ”)
“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”.
1.4 Contoh Penanda Akuan atau Rujukan Diri:
a. Saya yang menurut perintah,
b. Yang benar,
c. Patik dengan hormat dan takzimnya,
1.5 Di hujung kata akuan hendaklah diletakkan tanda koma “,”
1.6 Kata akuan ditulis sebelah kiri selajur dengan penutupan dengan jarak langkau dua di bawah cogan kata.
.
11. Tandatangan dan Nama Pengirim:
11.1 Tandatangan diturunkan di bawah Penanda Akuan.
1.5 Di bawah tandatangan ditulis nama penuh pengirim dengan huruf besar dan
diletakkan dalam kurungan .Di bawahnya ditulis nama jawatan dan perkataan
“bagi pihak” ketua jabatan jika berkaitan.
1.6 Tidak boleh tulis kata sapaan sebelum nama seperti Encik,Tuan, Yang
Berhormat, Yang Mulia dan lain-lain lagi.
1.7 Perkataan “bagi pihak” biasanya ditulis dalam akronim “ b.p.”
1.8 Di bawah jawatan tidak perlu letak alamat pejabat.
12.Salinan Kepada :
12.1 Sekiranya perlu dikirimkan salinan surat tersebut kepada pihak lain,tuliskan
dalam jarak langkau dua di bawah nama pengirim.
a. Jika salinan surat untuk edaran dalaman dan jabatan yang sama ,nama
penerima tidak perlu dituliskan alamat penuh.
Contoh:
s.k. :
1. Pengarah Pendidikan Perak.
2. Timbalan Pengarah Pendidikan Perak.
3. Semua Ketua Sektor.
4. Semua Pegawai Pendidikan Daerah.
b. Jika salinan surat untuk dihantar kepada pihak lain di luar jabatan
hendaklah ditulis nama penerima dan beralamat penuh.
Contoh:
s.k. :
1. Pengarah Pendidikan Melaka,
Jabatan Pendidikan Melaka,
Jalan Bukit Beruang,
75902 Melaka.
5. Pengarah Pendidikan Negeri Sembilan,
Jabatan Pendidikan Negeri Sembilan,
Jalan Dato’ Hamzah,
70990 Seremban,Negeri Sembilan..
b. Di bawah “salinan kepada “boleh juga diltuliskan arahan-arahan
tertentu.
Contoh:
s.k.:
1. Guru Besar SK. Kampung Maamor,Sungai Siput(U):
Sila kemukakan dokumen berikut ke Jabatan Pendidikan Perak
( u.p.: Ketua Sektor Pengurusan Perkhidmatan Pendidikan ) :
1.1 6 salinan Laporan Perubahan ( Kew 8 ) mengikut Pekeliling Jabatan
Pendidikan Perak ( Perkhidmatan Tadbiran ) Bil .2 Tahun 1984 bertarikh
21.7.1984 bersama –sama baucar tuntutan mengikut Pekeliling
Jabatan Pendidikan Perak “ J.Pel.Pk.Kew.889/64 Pt. II (55 ) & ( 83 )
masing-masing bertarikh 27.12.1984 dan 5.3.1986 bagi tujuan
mempercepat bayaran elaun guru sandaran.
1.2 Salinan sijil akademik yang disahkan.
1.3 Surat penerimaan jawatan ( Lampiran C ).
1.4 Surat Sumpah Bukan Penjenayah dan Bukan Penagih Dadah bagi guru
sandaran yang pertama kali dilantik. Jika pelantikan kali kedua sila
sertakan salinan yang diakui sah. Bagi tujuan mempercepat pembayaran
elaun dokumen-dokumen ini boleh dihantar kemudian.
2. Ketua Sektor Pengurusan Sekolah (u.p: Ketua Unit Sekolah Rendah).
13. Penulisan Muka Surat:
Ditulis di hujung sebelah kanan atau di bahagian tengah.Sebaiknya ada
penanda sambungan di muka surat sebelah sekiranya ada sambungan.
CONTOH SURAT MINTA MAKLUMAT
 |
PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH KUALA KANGSAR,
JALAN TUN ABDUL RAZAK, Telefon : 05-7761184
PETI SURAT
33007 KUALA KANGSAR. (ALAMAT PENGIRIM) Faks : 05-7761188
_________________________________________________________________
(PENERIMA) (RUJUKAN)
Semua Guru Besar, Ruj. Tuan :
Sekolah Jenis Kebangsaan Cina, Ruj. Kami : PPD. KK/ 02/04/037 R/ ( 30 )
Sekolah Jenis Kebangsaan Tamil,
Daerah Kuala Kangsar. Tarikh : 13 September 2003
Tuan,
Maklumat GuruSandaran Tidak Terlatih,Guru Kursus Dalam Cuti
dan Guru Kontrak ( TAJUK SURAT)
Dengan hormatnya saya merujuk perkara di atas dan memaklumkan bahawa pihak Pejabat Pendidikan Daerah sedang mengemaskinikan maklumat tersebut . (PENANDA RUJUKAN)
1. Sehubungan dengan ini, tuan diminta menghantar maklumat tersebut
untuk perhatian Penolong Pegawai Pendidikan Daerah (R ) pada18 September 2003.
(PENANDA PERINTAH)
3. Bersama-sama ini, disertakan Lampiran A,B,C, dan D untuk tindakan tuan selanjutnya. (PENANDA PENYERTAAN)
Kerjasama tuan dalam hal ini amatlah dihargai dan didahului dengan ucapan ribuan terima kasih. (PENANDA ANTISIPASI)
Sekian terima kasih. (PENANDA PENAMAT)
“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA” (COGAN KATA)
Saya yang menurut perintah, (PENANDA AKUAN/RUJUKAN DIRI)
(ABD. RASHID BIN OMAR )
Penolong Pegawai Pendidikan Daerah ( R ),
b. p. Pegawai Pendidikan Daerah Kuala Kangsar.
CONTOH SURAT
|
PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH KUALA KANGSAR,
JALAN TUN ABDUL RAZAK, Telefon : 05-7761184
PETI SURAT
33007 KUALA KANGSAR. Faks : 05-7761188
_________________________________________________________________
(PENERIMA) (RUJUKAN)
Semua Guru Besar, Ruj. Tuan :
Sekolah Rendah, Ruj. Kami : PPD. KK/ 02/04/037 R/ ( 31 )
Daerah Kuala Kangsar. Tarikh : 15 September 2003
Tuan,
Mesyuarat Pengurusan Sekolah Rendah
Daerah Kuala Kangsar Kali Keenam Tahun 2003( TAJUK SURAT)
Dengan hormatnya saya merujuk perkara di atas dan memaklumkan bahawa mesyuarat tersebut akan diadakan seperti yang berikut:
(PENANDA RUJUKAN)
Tarikh : 24 September 2003 ( Rabu ).
Masa : 9.00 Pagi.
Tempat : Sekolah Jenis Kebangsaan Cina Tsung Wah,Kuala Kangsar.
2. Sehubungan dengan ini, tuan dijemput hadir dalam mesyuarat tersebut.
(PENANDA PERINTAH)
3. Bersama-sama ini, disertakan agenda mesyuarat dan minit mesyuarat yang lalu untuk makluman dan tindakan tuan.
( PENANDA PENYERTAAN)
Kerjasama tuan dalam hal ini amatlah dihargai dan didahului dengan ucapan ribuan terima kasih. (PENANDA ANTISIPASI)
Sekian terima kasih. (PENANDA PENAMAT)
“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA” (COGAN KATA)
Saya yang menurut perintah, (PENANDA AKUAN/RUJUKAN DIRI)
(ABD. RASHID BIN OMAR)
Penolong Pegawai Pendidikan Daerah( R ),
b.p. Pegawai Pendidikan Daerah Kuala Kangsar.
CONTOH SURAT JEMPUTAN
|
PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH KUALA KANGSAR,
JALAN TUN ABDUL RAZAK, Telefon : 05-7761184
PETI SURAT
33007 KUALA KANGSAR. Faks : 05-7761188
________________________________________________________________________________
(PENERIMA) (RUJUKAN)
Yang Berbahagia, Ruj. Tuan :
Dato’ Haji Adnan bin Haji Ibrahim, Ruj. Kami : PPD. KK/ 02/04/037 R/ ( 13 )
Pengarah Pendidikan Perak,
Jabatan Pendidikan Perak,
Jalan Tun Abdul Razak,
30640 Ipoh,Perak. Tarikh : 3 Mac 2003
Yang Berbahagia Dato’,
Jemputan Perasmian Pembukaan Kejohanan Olahraga Tahunan
Daerah Kuala Kangsar Kali Ke-20 Tahun 2003 ( TAJUK SURAT)
Dengan hormatnya saya merujuk perkara di atas dan memaklumkan bahawa Kejohanan Olahraga Tahunan Daerah Kuala Kangsar Kali Ke-20 akan diadakan seperti yang berikut : (PENANDA RUJUKAN)
Tarikh : 7 - 9 Mac 2003.
Masa : 8.30 Pagi hingga 5.00 Petang.
Tempat : Padang Kolej Melayu, Kuala Kangsar.
2. Dengan sukacitanya pihak kami menjemput Yang Berbahagia Dato’ untuk merasmikan majlis pembukaan kejohanan tersebut pada 7 Mac 2003 ,pukul 2.30 petang
di Padang Kolej Melayu,Kuala Kangsar.
(PENANDA PERINTAH- PERMINTAAN )
Atas kesudian Yang Berbahagia Dato’ menerima jemputan ini amatlah dihargai dan didahului dengan ucapan jutaan terima kasih. (PENANDA ANTISIPASI)
Sekian terima kasih. (PENANDA PENAMAT)
“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA” (COGAN KATA)
Saya yang menurut perintah, (PENANDA AKUAN/RUJUKAN DIRI)
(HAJAH ZAWIYAH BINTI AHMED, AMN.)
Pegawai Pendidikan Daerah Kuala Kangsar
CONTOH SURAT
|
PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH KUALA KANGSAR,
JALAN TUN ABDUL RAZAK, Telefon : 05-7761184
PETI SURAT
33007 KUALA KANGSAR. Faks : 05-7761188
_________________________________________________________________
(PENERIMA) (RUJUKAN)
Ketua Unit Sekolah Rendah, Ruj. Tuan :
Jabatan Pendidikan Perak, Ruj. Kami : PPD. KK/ 02/04/037 R/ ( 25)
Jalan Tun Abdul Razak,
30640 Ipoh,Perak. Tarikh : 2 Ogos 2003
Tuan,
Data Guru ,Murid dan Kelas Daerah Kuala Kangsar Pada 31 Julai 2003
( TAJUK SURAT)
Dengan hormatnya saya merujuk perkara di atas dan bersama-sama ini disertakan Data Guru,Murid dan Kelas Daerah Kuala Kangsar Pada 31 Julai 2003 untuk tindakan tuan.
(PENANDA RUJUKAN DAN PENANDA PENYERTAAN)
Sekian terima kasih. (PENANDA PENAMAT)
“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA” (COGAN KATA)
Saya yang menurut perintah, (PENANDA AKUAN/RUJUKAN DIRI)
(ABD. RASHID BIN OMAR)
Penolong Pegawai Pendidikan Daerah ( R ),
b.p. Pegawai Pendidikan Daerah Kuala Kangsar.
PENANDA WACANA
Ungkapan yang digunakan dalam surat rasmi bagi menerangkan sesuatu kandungan surat supaya lebih bermakna atau signifikan.
1. Penanda Rujukan:
Pada kebiasaannya ungkapan ini digunakan pada awal ayat atau perenggan
pertama.
Contoh:
1.5 Dengan hormatnya saya merujuk perkara di atas dan memaklumkan...
1.6 Dengan hormatnya saya merujuk surat daripada Kementerian Pendidikan Malaysia yang rujukannya KP (AM)2952/18/(20) bertarikh 26 Mei 2003 tentang perkara di atas.
2. Penanda Penyertaan:
Ungkapan yang digunakan untuk memberi isyarat bahawa ada disertakan sesuatu.
Contoh:
2.1 Bersama-sama ini,disertakan “Lampiran A” untuk tuan kemas kini...
1.1 Bersama-sama ini, saya lampirkan...
2.3 Dengan ini saya lampirkan sesalinan helaian yang tuan kehendaki.
3. Penanda Makluman:
Ungkapan yang menunjukkan adanya pemakluman yang dibuat.
Contoh:
3.1 Dengan ini dimaklumkan bahawa...
3.2 Sukacita dimaklumkan bahawa...
3.3 Dukacita dimaklumkan bahawa...
3.4 Dengan sukacita dimaklumkan bahawa...
4. Penanda Perintah atau Arahan:
Ungkapan yang digunakan untuk menunjukkan perintah.
Contoh:
4.1 Perintah kasar atau tegas:
a. Saya telah diarahkan bagi memberitahu tuan...
b. Dengan ini tuan diingatkan bahawa...
c. Seyogia tuan diingatkan supaya...
d. Saya diarahkan merujuk perkara di atas dan memaklumkan bahawa...
e. Sila beri sebab tindakan tatatertib tidak boleh diambil terhadap tuan.
1.5 Memberi Harapan:
a. Dengan ini diharapkan tuan...
b. Pihak kami mengharapkan tuan dapat...
c. Saya mengharapkan tuan memaklumkan perkara tersebut kepada...
1.6 Nasihat :
a. Tuan dinasihatkan supaya...
b. Dengan ini tuan dinasihatkan supaya lapor diri dengan segera.
c. Pihak tuan didapati melanggar peraturan... dan dinasihatkan...
1.7 Permintaan:
a. Saya memohon jasa baik tuan...
b. Diharapkan tuan sudi melapangkan masa untuk bersama-sama kami pada hari tersebut.
c. Sukacita sekiranya mendapat kerjasama daripada...
d. Ingin saya mendapatkan penjelasan tuan tentang...
5. Penanda Sebab-musabab:
Ungkapan yang menunjukkan penanda sesuatu peristiwa yang menyebabkan
peristiwa yang lain berlaku.
Contoh:
5.1 Saya berkeberatan menerima jemputan tersebut kerana...
5.2 Kejadian tersebut amatlah dikesali dan pihak kami...
5.3 Terima kasih atas jemputan tuan tetapi saya memohon maaf kerana...
5.4 Atas kesulitan yang timbul amatlah dikesali dan...
6. Penanda Matlamat:
Ungkapan yang menunjukkan danya matlamat atau tujuan yang hendak dicapai.
6.1 Untuk tujuan...
6.2 Untuk pengetahuan tuan...
6.3 Untuk makluman tuan...
7. Penanda Perwakilan:
Ungkapan yang digunakan bagi menandakan wakil bagi pihak tertentu.
7.1 Bagi pihak kakitangan jabatan ini,saya...
7.2 Bagi pihak semua anggota keluarga jabatan ini, ingin saya...
1.4 Sebagai wakil Jabatan Pendidikan Perak ,saya ingin memaklumkan...
8. Penanda Pendapat:
Ungkapan yang digunakan untuk menyatakan sesuatu pendapat.
8.1 Berhubung dengan perkara di atas, saya ingin mencadangkan...
8.2 Ekoran perbincangan antara pegawai daripada jabatan tuan dengan pihak kami
tempoh hari, saya ingin mencadangkan...
8.3 Oleh sebab tuan akan menghadiri persidangan tersebut, dicadangkan...
9. Penanda Penegas:
Ungkapan yang digunakan bagi memberi penegasan terhadap sesuatu perkara.
9.1 Dengan hormat dimaklumkan bahawa tuan dikehendaki...
9.2 Dengan ini, menjadi harapan kami...
9.3 Dengan ini, didapati pihak tuan telah ...
10. Penanda Sambungan:
Ungkapan yang digunakan bagi menunjukkan kaitan peristiwa dari segi waktu.
10.1 Sebagai lanjutan surat saya dahulu...
10.2 Berikutan daripada percakapan kita tempoh hari...
10.3 Dalam mesyuarat tempoh hari telah diputuskan bahawa...
11. Penanda Sikap:
Ungkapan yang digunakan bersifat emotif tertentu dan boleh dibahagikan kepada
positif dan negatif.
11.1 Positif :
i. Saya merakamkan ucapan terima kasih atas sumbangan tuan...
ii. Saya tidak berhalangan membenarkan pegawai tersebut menghadiri...
iii. Saya tidak berkeberatan...
1.5 Negatif:
i. Dukacita dimaklumkan bahawa saya tidak membenarkan...
ii. Kejadian itu sangat dikesali kerana pihak tuan tidak...
iii. Pihak kami berhalangan membenarkan pegawai tersebut...
12. Penanda Antisipasi:
Ungkapan ini biasanya digunakan pada akhir surat yang berkaitan dengan
penghargaan dan sebab-musabab.
12.1 Atas kerjasama tuan itu saya dahului dengan ucapan terima kasih.
12.2 Kerjasama tuan dalam hal ini didahului dengan ucapan terima kasih.
12.3 Dengan kehadiran tuan akan menyerikan lagi majlis kami.
.
12.4 Atas pertimbangan tuan bagi permohonan ini amatlah dihargai dan didahului
dengan jutaan terima kasih.
12.5 Atas kesudian tuan menerima jemputan ini amatlah dihargai dan didahului
dengan ucapan jutaan terima kasih.
13. Penanda Penamat:
Ungkapan yang memberikan isyarat akan berakhirnya isi surat.
13.1 Sekian terima kasih.
13.2 Sekian.
13.3 Sekian jutaan terima kasih.
14. Penanda Akuan atau Rujukan Diri:
Ungkapan ini hendaklah bersesuaian dengan tujuan menulis surat,situasi pengirim
dan hubungannya dengan penerima.
14.1 Yang benar,
14.2 Saya yang menurut perintah,
14.3 Patik dengan hormat dan takzimnya,
.
SAPAAN (Sistem Panggilan dan Rujukan Kehormat)
Sapaan yang diberikan di bawah ialah yang berkaitan dengan majlis rasmi dan surat rasmi. Sapaan melibatkan panggilan seperti yang berikut:
1. Kata pembuka rujukan kehormat : Kebawah ( Sultan)
2. Rujukan kehormat : Duli Yang Maha Mulia (Sultan),Yang Berhormat (ADUN).
3. Gelaran jawatan : Yang di-Pertuan Agong (Agong)
4. Gelaran raja : Sultan
5. Gelaran keagamaan : Haji
6. Gelaran bahasa Arab: Al-Musta’in Billah
7. Gelaran warisan: Nik, Syed.
8. Gelaran akademik dan ikhtisas: Profesor (ikhtisas) , Doktor (akademik).
9. Gelaran adat: Datuk Baginda Besar (Negeri Sembilan)
10. Gelaran kurniaan: Tan Sri, Dato’ Seri,Datuk.
11. Gelaran kurniaan tanpa bintang: Dato’ Seri Wangsa Diraja (Perak)
Rujukan Kehormat
Bil
|
Jawatan
|
Rujukan Kehormat
Penyandang
|
Rujukan Kehormat
Untuk Isteri
|
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
|
Yang di-Pertuan Agong
Sultan Perak
Raja Muda
Raja Di Hilir
Perdana Menteri
Timbalan Perdana Menteri
Menteri,Timbalan Meneteri ) dan Setiausaha Parlimen )
Yang Dipertua Dewan )
Rakyat dan Dewan Negara )
Timbalan Yang Dipertua ) Dewan Rakyat dan )
Dewan Negara )
ADUN dan Ahli Parlimen
Tun dan Toh Puan
Tan Sri dan Puan Sri
Datuk/Dato’/Datin
|
Seri Paduka Baginda
Yang di-Pertuan Agong
Duli Yang Maha Mulia Paduka Seri Sultan Perak
Duli Yang Teramat Mulia Raja Muda Perak.
Duli Yang Amat Mulia
Raja Di Hilir Perak
Yang Amat Berhormat
Yang Amat Berhormat
Yang Berhormat
Yang Berhormat
Yang Berhormat
Yang Berhormat
Yang Amat Berbahagia
Yang Berbahagia
Yang Berbahagia
|
Seri Paduka Banginda
Raja Permaisuri Agong
Duli Yang Maha Mulia Raja Permaisuri Perak
Duli Yang Teramat Mulia Raja Puan Besar Perak
Duli Yang Amat Mulia
Raja Puan Muda Perak
Yang Amat Berbahagia
Yang Amat Berbahagia
Yang Berbahagia
Yang Berbahagia
Yang Berbahagia
Yang Berbahagia
Yang Amat Berbahagia
Yang Berbahagia
Yang Berbahagia
|
Bil
|
Jawatan
|
Rujukan Kehormat
Penyandang
|
Rujukan Kehormat
Untuk Isteri
|
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
22.
23.
24.
25.
26.
27.
28.
29.
30.
31.
32.
|
Ketua Hakim Negara
Hakim Besar Malaya dan Borneo
Hakim Mahkamah Tinggi / Agung
Ketua Setiausaha Negara
Panglima Angkatan Tentera
Ketua Polis Negara
Pegawai Tentera/Polis
Ketua Setiausaha
Speaker Dewan Undangan Negeri
Menteri Besar/Ketua Menteri
Setiausaha Kerajaan/ Penasihat Undang-undang/ Pegawai Kewangan Negeri
Ketua Jabatan
Raja/Tengku
Profesor/Doktor
Mufti
Kadi/Ulama
Pengarah Jabatan Agama Islam
Balu Almarhum Sultan
Raden, Syeikh
|
Yang Amat Arif
Yang Arif
Yang Arif
Yang Berbahagia
Yang Amat Setia
Yang Amat Setia
Yang Setia
Yang Berbahagia
Yang Berhormat
Yang Amat Berhormat
Yang Berhormat
Yang Berusaha
Yang Mulia
Yang Berbahagia
Sahibul Samahah
Sahibul Fadilah
Sahibus Saadah
Yang Maha Mulia
Yang Mulia
|
Yang Amat Berbahagia
Yang Berbahagia
Yang Berbahagia
Yang Berbahagia
Yang Amat Berbahagia
Yang Amat Berbahagia
Yang Berbahagia
Yang Berbahagia
Yang Berbahagia
Yang Amat Berbahagia
Yang Berbahagia
Yang Berbahagia
Yang Mulia
Yang Berbahagia
Yang Berbahagia
Yang Berbahagia
Yang Berbahagia
-
Yang Mulia
|
Sapaan Bagi Orang Yang Mempunyai Satu Gelaran:
Contoh:
i. Yang Teramat Mulia Tengku (isim)
ii. Yang Mulia Raden (isim)
iii. Yang Amat Berbahagia Tun (isim)
iv. Yang Mulia Syeikh (isim)
v. Yang Berbahagia Tan Sri (isim)
vi. Yang Amat Berhormat Dato’ Seri (isim)
Sapaan Bagi Orang Yang Mempunyai Lebih Daripada Satu Gelaran:
1.Jika gelaran itu gelaran warisan yang kanan seperti Tengku dan Raja, gelaran itu
hendaklah didahulukan daripada gelaran kurniaan.
Contoh:
i. Yang Mulia Raja Tan Sri ( isim)
ii. Yang Mulia Tengku Datuk (isim)
2. Sekiranya gelaran warisan itu bukan yang kanan seperti Syed,Meor,Nik dan Megat
gelaran itu hendaklah dikemudiankan daripada gelaran kurniaan.
Contoh:
i. Yang Berbahagia Datuk Nik (isim)
ii. Yang Berbahagia Tan Sri Syeikh (isim)
iii. Yang Berbahagia Datuk Syed (isim)
3. Kalau kedua-dua gelaran yang dimiliki itu gelaran kurniaan maka hendaklah
didahulukan gelaran kurniaan yang lebih kanan.
Contoh:
i. Yang Berbahagia Tan Sri Datuk (isim)
ii. Yang Berbahagia Datuk Patinggi Tan Sri (isim)
iii. Yang Amat Berbahagia Tun Datuk (isim).
4. Contoh-contoh lain bagi orang yang mempunyai gelaran lebih daripada dua.
i. Yang Berbahagia Profesor Tan Sri Datuk Dr. Haji (isim)
ii. Yang Berbahagia Profesor Tan Sri Datuk Dr. (isim)
iii. Yang Berbahagia Tan Sri Datuk Dr. (isim)
iv. Yang Amat Arif Raja Tan Sri Datuk (isim)
v. Yang Arif Tengku Tan Sri Datuk (isim)
vi. Yang Berbahagia Tan Sri Datuk Syed (isim)
Sapaan Bagi Datuk Gelaran (Gelaran Datuk yang tiada pingat):
i. Yang Berbahagia Dato’ Lela Jasa . (Terengganu)
ii. Yang Berbahagia Dato’ Karma Jaya. (Kedah)
iii. Yang Berbahagia Dato’ Paduka Maharajalela ( Negeri Sembilan)
iv. Yang Berbahagia Dato’ Seri Wangsa Diraja . (Perak)
Faktor yang menentukan susunan gelaran:
1. Susunan gelaran kurniaan daripada Yang di-Pertuan Agung paling kanan dan
diletakkan pada permulaan susunan gelaran . Manakala susunan gelaran kurniaan
daripada kerajaan negeri (kedua kanan) .
2. Walau bagaimanapun susunan gelaran juga berdasarkan istiadat kerajaan negeri
dan juga berdasarkan kebebasan individu.
Disediakan Oleh:
Allahyarham En Abd. Rashid bin Omar,
Penolong Pegawai Pendidikan Daerah ( R ),
Kuala Kangsar.
15 September 2003
Saya tidak menanam nenas,
Tanam kepaya di dalam padi;
Saya tidak memandang emas,
Budi bahasa yang saya cari.
Perigi dikatakan telaga,
Tempat budak berulang mandi;
Emas merah ada berharga,
Budi bahasa bernilai abadi.
(Mohd. Taib Osman, 1975:21)
Rujukan:
1. Sistem Panggilan Dalam Bahasa Melayu (DBP)
2. Acara Rasmi Adat Istiadat Menyambut Ulang Tahun Hari Keputeraan Sultan
Perak,Kedah,Selangor, dan Pahang
3. Sejarah Perak,Kedah,Selangor, dan Pahang. (DBP)
4. Panduan Menulis Surat (DBP)
5. Gaya Bahasa Dewan (DBP)
6. Pekeliling Perkhidmatan Awam dan Kementerian Pendidikan.
7. Tatabahasa Dewan (DBP).
PANDUAN MENULIS SURAT RASMI
Panduan yang diberikan untuk kegunaan jabatan kerajaan dan bukan untuk tujuan peperiksaan awam.
Cara menulis surat rasmi:
1. Nama dan Alamat Pengirim :
1.5 Nama pengirim ialah nama jabatan atau pejabat.
1.6 Lambang Kerajaan Malaysia diletakkan di sebelah kiri alamat pengirim.
1.7 Jarak nama dan alamat pengirim dari atas ialah “3 cm”.
1.8 Jarak nama dan alamat pengirim dari tepi ialah “2 cm”.
1.9 Pada akhir setiap baris hendaklah diletakkan tanda koma “, “.
1.10 Pada baris akhir diletakkan tanda noktah “ . “.
1.11 Hendaklah dibuat satu garisan panjang melintang muka surat di bawah nama dan alamat pengirim iaitu dengan jarak “Langkau Dua”.
1.12 Nama dan alamat pengirim boleh ditulis dengan huruf besar.
2. Nombor Telefon dan Faks:
2.1 Hendaklah ditulis di sebelah kanan bertentangan dengan baris akhir alamat
pengirim.
.
3. Nama dan Alamat Penerima:
3.1 Nama dan alamat penerima ditulis dengan langkau dua di bawah garis lintang
dan sama lajur dengan nama dan alamat pengirim.
3.2 Nama penerima hendaklah ditulis dengan lengkap termasuk gelaran dan
pangkat.
Contoh: Yang Berbahagia Profesor Tan Sri Datuk Dr. Haji ( isim),
3.3 Di bawah nama penerima hendaklah ditulis nama jawatan dan dikuti dengan
alamat pejabat.
3.4 Rujukan kehormat hendaklah ditulis bersesuaian dengan kedudukan atau
pangkat.
Contoh : Yang Berbahagia Datuk Abdul Rafie bin Mahat,
Ketua Pengarah Pendidikan Malaysia,
Kementerian Pendidikan Malaysia,
Paras 7 ,Blok J Utara,Pusat Bandar Damansara,
50604 Kuala Lumpur.
11.2Pada hujung baris diletakkan tanda koma.
11.3 Baris akhir alamat penerima hendaklah diletakkan tanda noktah .
11.4Sekiranya surat tersebut dikirimkan melalui ketua penerima ,hendaklah ditulis
“ Melalui dan salinan:”. Jaraknya ialah langkau dua di bawah alamat penerima.
Contoh :
En. Yunos bin Husin,
Penyelia Pendidikan Daerah,
Pejabat Pendidikan Daerah Kuala Kangsar, (Penerima)
33000 Kuala Kangsar,Perak.
Melalui dan salinan:
Pegawai Pendidikan Daerah,
Pejabat Pejabat Pendidikan Daerah Kuala Kangsar, (Ketua Penerima)
33000 Kuala Kangsar,Perak.
11.5Sekiranya surat tersebut dikirimkan kepada penerima melalui ketua pengirim, hendaklah ditulis “Melalui dan salinan:”. Jaraknya ialah langkau dua di bawah alamat penerima.
Contoh : Guru besar menulis surat kepada Pengarah Pendidikan Perak melalui
Pegawai Pendidikan Daerah.
Pengarah Pendidikan Perak,
Jabatan Pendidikan Perak ,
Jalan Tun Abdul Razak, (Penerima)
30640 Ipoh,Perak.
Melalui dan salinan:
Pegawai Pendidikan Daerah,
Pejabat Pejabat Pendidikan Daerah Kuala Kangsar, (Ketua Pengirim)
33000 Kuala Kangsar,Perak.
4. Nombor Rujukan:
4.1 Nombor rujukan surat ditulis di sudut kanan, langkau satu di bawah garis
lintang.
4.2 Nombor rujukan penerima ditulis di sebelah atas dan diikuti dengan nombor
rujukan pengirim di bawahnya.
5. Tarikh :
5.1 Tarikh hendaklah ditulis di sebelah kanan muka surat pada baris yang sama
dengan baris akhir alamat penerima.
1.1 Hari bulan ditulis dalam bentuk angka,nama bulan dieja penuh dengan huruf
besar atau kecil dan tahun ditulis penuh dengan angka.
6. Untuk Perhatian:
6.1 Untuk perhatian ditulis dalam kurungan . Boleh ditulis dengan frasa penuh atau
dalam bentuk akronim.
(Untuk perhatian: Ketua Sektor Pengurusan Sekolah)
atau
(u.p. : Ketua Sektor Pengurusan Sekolah )
7. Perkataan Menghadap Surat:
Iaitu panggilan (sapaan) atau rujukan kehormat kepada penerima.
1.1 Panggilan ini mesti sesuai dengan darjat,pangkat, gelaran dan jantina penerima.
Contoh :
Yang Berhormat,
Yang Mulia,
Yang Berhormat Mulia,
Tan Sri,
Dato’, atau Datuk,
Tuan, atau Puan,
Catatan: Sapaan bagi ketua jabatan tidak terikat kepada jantina.Contohnya
sapaan “tuan” boleh digunakan bagi ketua jabatan lelaki atau
perempuan. Begitu juga sapaan kepada penerima yang umum
digunakan sapaan “tuan”.
1.2 Panggilan menghadap surat ini hendaklah ditulis dengan langkau dua di bawah nama dan alamat penerima dan selajur dengan alamat penerima.
1.3 Letakkan tanda koma “ ,” di hujungnya.
8. Perkara atau Tajuk Surat:
8.1 Ditulis dengan langkau dua di bawah perkataan menghadap surat iaitu selajur
dengan nama dan alamat pengirim serta penerima.
8.2 Tajuk surat hendaklah tepat,ringkas dan padat serta dapat membayangkan
kandungan surat.
8.3 Huruf pertama pada setiap perkataan hendaklah ditulis dengan huruf besar dan
digariskan.
8.4 Jika tajuk surat lebih daripada satu baris, hanya baris terakhir digariskan.
8.5 Tajuk surat tidak perlu diletakkan noktah.
Contoh:
Maklumat Guru Sandaran Tidak Terlatih,Guru Kursus Dalam Cuti dan
Guru Kontrak Bagi Daerah Kuala Kangsar Tahun 2003
9. Pemerengganan:
9.1 Perenggan pertama atau pembuka surat ditulis dengan langkau dua di bawah
tajuk dan dimulakan selajur dengan tajuk,nama dan alamat pengirim dan
penerima.
9.2 Perenggan pertama tidak dinomborkan dengan nombor “1” tetapi jika ada
pecahan maklumat yang hendak disampaikan boleh gunakan pecahan berikut:
1.1
1.2
1.3 ... dan seterusnya.
9.3 Perenggan kedua dan seterusnya dinomborkan dengan angka dan noktah.
9.4 Jarak antara satu perenggan dengan perenggan yang lain ialah langkau dua.
9.5 Bagi perenggan yang mempunyai pecahan hendaklah digunakan pecahan :
2.1
2.2
2.3 ... dan seterusnya.
Jika ada pecahan seterusnya gunakan huruf ( abjad)
(a)
(b)
(c) ... dan seterusnya.
10. Penutupan Surat :
.
10.1 Penutupan surat rasmi hendaklah ringkas,tepat dan sesuai dengan tujuan
atau hasrat surat tersebut dan tiada nombor.
10.2 Penutupan surat rasmi terdapat tiga penanda wacana dan cogan kata iaitu:
a. Penanda Antisipasi
b. Penanda Penamat
c. Cogan Kata
d. Penanda Akuan atau Rujukan Diri
1.1 Contoh Penanda Antisipasi :
a. Kerjasama tuan dalam hal ini amatlah dihargai dan didahului dengan ucapan ribuan terima kasih.
b. Atas jasa baik tuan mempertimbang permohonan ini amatlah dihargai dan didahului dengan ucapan jutaan terima kasih.
c. Kesudian tuan melapangkan masa bagi menerima jemputan kami amatlah disanjung tinggi dan didahului dengan ucapan jutaan terima kasih. .
1.2 Contoh Penanda Penamat:
a. Sekian terima kasih.
b. Sekian.
c. Sekian untuk perhatian dan makluman tuan.
1.3 Contoh Cogan Kata: Ditulis dengan huruf besar dalam kata petik (“ ”)
“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”.
1.4 Contoh Penanda Akuan atau Rujukan Diri:
a. Saya yang menurut perintah,
b. Yang benar,
c. Patik dengan hormat dan takzimnya,
1.5 Di hujung kata akuan hendaklah diletakkan tanda koma “,”
1.6 Kata akuan ditulis sebelah kiri selajur dengan penutupan dengan jarak langkau dua di bawah cogan kata.
.
11. Tandatangan dan Nama Pengirim:
11.1 Tandatangan diturunkan di bawah Penanda Akuan.
1.5 Di bawah tandatangan ditulis nama penuh pengirim dengan huruf besar dan
diletakkan dalam kurungan .Di bawahnya ditulis nama jawatan dan perkataan
“bagi pihak” ketua jabatan jika berkaitan.
1.6 Tidak boleh tulis kata sapaan sebelum nama seperti Encik,Tuan, Yang
Berhormat, Yang Mulia dan lain-lain lagi.
1.7 Perkataan “bagi pihak” biasanya ditulis dalam akronim “ b.p.”
1.8 Di bawah jawatan tidak perlu letak alamat pejabat.
12.Salinan Kepada :
12.1 Sekiranya perlu dikirimkan salinan surat tersebut kepada pihak lain,tuliskan
dalam jarak langkau dua di bawah nama pengirim.
a. Jika salinan surat untuk edaran dalaman dan jabatan yang sama ,nama
penerima tidak perlu dituliskan alamat penuh.
Contoh:
s.k. :
1. Pengarah Pendidikan Perak.
2. Timbalan Pengarah Pendidikan Perak.
3. Semua Ketua Sektor.
4. Semua Pegawai Pendidikan Daerah.
b. Jika salinan surat untuk dihantar kepada pihak lain di luar jabatan
hendaklah ditulis nama penerima dan beralamat penuh.
Contoh:
s.k. :
1. Pengarah Pendidikan Melaka,
Jabatan Pendidikan Melaka,
Jalan Bukit Beruang,
75902 Melaka.
5. Pengarah Pendidikan Negeri Sembilan,
Jabatan Pendidikan Negeri Sembilan,
Jalan Dato’ Hamzah,
70990 Seremban,Negeri Sembilan..
b. Di bawah “salinan kepada “boleh juga diltuliskan arahan-arahan
tertentu.
Contoh:
s.k.:
1. Guru Besar SK. Kampung Maamor,Sungai Siput(U):
Sila kemukakan dokumen berikut ke Jabatan Pendidikan Perak
( u.p.: Ketua Sektor Pengurusan Perkhidmatan Pendidikan ) :
1.1 6 salinan Laporan Perubahan ( Kew 8 ) mengikut Pekeliling Jabatan
Pendidikan Perak ( Perkhidmatan Tadbiran ) Bil .2 Tahun 1984 bertarikh
21.7.1984 bersama –sama baucar tuntutan mengikut Pekeliling
Jabatan Pendidikan Perak “ J.Pel.Pk.Kew.889/64 Pt. II (55 ) & ( 83 )
masing-masing bertarikh 27.12.1984 dan 5.3.1986 bagi tujuan
mempercepat bayaran elaun guru sandaran.
1.2 Salinan sijil akademik yang disahkan.
1.3 Surat penerimaan jawatan ( Lampiran C ).
1.4 Surat Sumpah Bukan Penjenayah dan Bukan Penagih Dadah bagi guru
sandaran yang pertama kali dilantik. Jika pelantikan kali kedua sila
sertakan salinan yang diakui sah. Bagi tujuan mempercepat pembayaran
elaun dokumen-dokumen ini boleh dihantar kemudian.
2. Ketua Sektor Pengurusan Sekolah (u.p: Ketua Unit Sekolah Rendah).
13. Penulisan Muka Surat:
Ditulis di hujung sebelah kanan atau di bahagian tengah.Sebaiknya ada
penanda sambungan di muka surat sebelah sekiranya ada sambungan.
CONTOH SURAT MINTA MAKLUMAT
|
PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH KUALA KANGSAR,
JALAN TUN ABDUL RAZAK, Telefon : 05-7761184
PETI SURAT
33007 KUALA KANGSAR. (ALAMAT PENGIRIM) Faks : 05-7761188
_________________________________________________________________
(PENERIMA) (RUJUKAN)
Semua Guru Besar, Ruj. Tuan :
Sekolah Jenis Kebangsaan Cina, Ruj. Kami : PPD. KK/ 02/04/037 R/ ( 30 )
Sekolah Jenis Kebangsaan Tamil,
Daerah Kuala Kangsar. Tarikh : 13 September 2003
Tuan,
Maklumat GuruSandaran Tidak Terlatih,Guru Kursus Dalam Cuti
dan Guru Kontrak ( TAJUK SURAT)
Dengan hormatnya saya merujuk perkara di atas dan memaklumkan bahawa pihak Pejabat Pendidikan Daerah sedang mengemaskinikan maklumat tersebut . (PENANDA RUJUKAN)
1. Sehubungan dengan ini, tuan diminta menghantar maklumat tersebut
untuk perhatian Penolong Pegawai Pendidikan Daerah (R ) pada18 September 2003.
(PENANDA PERINTAH)
3. Bersama-sama ini, disertakan Lampiran A,B,C, dan D untuk tindakan tuan selanjutnya. (PENANDA PENYERTAAN)
Kerjasama tuan dalam hal ini amatlah dihargai dan didahului dengan ucapan ribuan terima kasih. (PENANDA ANTISIPASI)
Sekian terima kasih. (PENANDA PENAMAT)
“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA” (COGAN KATA)
Saya yang menurut perintah, (PENANDA AKUAN/RUJUKAN DIRI)
(ABD. RASHID BIN OMAR )
Penolong Pegawai Pendidikan Daerah ( R ),
b. p. Pegawai Pendidikan Daerah Kuala Kangsar.
CONTOH SURAT
|
PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH KUALA KANGSAR,
JALAN TUN ABDUL RAZAK, Telefon : 05-7761184
PETI SURAT
33007 KUALA KANGSAR. Faks : 05-7761188
_________________________________________________________________
(PENERIMA) (RUJUKAN)
Semua Guru Besar, Ruj. Tuan :
Sekolah Rendah, Ruj. Kami : PPD. KK/ 02/04/037 R/ ( 31 )
Daerah Kuala Kangsar. Tarikh : 15 September 2003
Tuan,
Mesyuarat Pengurusan Sekolah Rendah
Daerah Kuala Kangsar Kali Keenam Tahun 2003( TAJUK SURAT)
Dengan hormatnya saya merujuk perkara di atas dan memaklumkan bahawa mesyuarat tersebut akan diadakan seperti yang berikut:
(PENANDA RUJUKAN)
Tarikh : 24 September 2003 ( Rabu ).
Masa : 9.00 Pagi.
Tempat : Sekolah Jenis Kebangsaan Cina Tsung Wah,Kuala Kangsar.
2. Sehubungan dengan ini, tuan dijemput hadir dalam mesyuarat tersebut.
(PENANDA PERINTAH)
3. Bersama-sama ini, disertakan agenda mesyuarat dan minit mesyuarat yang lalu untuk makluman dan tindakan tuan.
( PENANDA PENYERTAAN)
Kerjasama tuan dalam hal ini amatlah dihargai dan didahului dengan ucapan ribuan terima kasih. (PENANDA ANTISIPASI)
Sekian terima kasih. (PENANDA PENAMAT)
“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA” (COGAN KATA)
Saya yang menurut perintah, (PENANDA AKUAN/RUJUKAN DIRI)
(ABD. RASHID BIN OMAR)
Penolong Pegawai Pendidikan Daerah( R ),
b.p. Pegawai Pendidikan Daerah Kuala Kangsar.
CONTOH SURAT JEMPUTAN
|
PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH KUALA KANGSAR,
JALAN TUN ABDUL RAZAK, Telefon : 05-7761184
PETI SURAT
33007 KUALA KANGSAR. Faks : 05-7761188
________________________________________________________________________________
(PENERIMA) (RUJUKAN)
Yang Berbahagia, Ruj. Tuan :
Dato’ Haji Adnan bin Haji Ibrahim, Ruj. Kami : PPD. KK/ 02/04/037 R/ ( 13 )
Pengarah Pendidikan Perak,
Jabatan Pendidikan Perak,
Jalan Tun Abdul Razak,
30640 Ipoh,Perak. Tarikh : 3 Mac 2003
Yang Berbahagia Dato’,
Jemputan Perasmian Pembukaan Kejohanan Olahraga Tahunan
Daerah Kuala Kangsar Kali Ke-20 Tahun 2003 ( TAJUK SURAT)
Dengan hormatnya saya merujuk perkara di atas dan memaklumkan bahawa Kejohanan Olahraga Tahunan Daerah Kuala Kangsar Kali Ke-20 akan diadakan seperti yang berikut : (PENANDA RUJUKAN)
Tarikh : 7 - 9 Mac 2003.
Masa : 8.30 Pagi hingga 5.00 Petang.
Tempat : Padang Kolej Melayu, Kuala Kangsar.
2. Dengan sukacitanya pihak kami menjemput Yang Berbahagia Dato’ untuk merasmikan majlis pembukaan kejohanan tersebut pada 7 Mac 2003 ,pukul 2.30 petang
di Padang Kolej Melayu,Kuala Kangsar.
(PENANDA PERINTAH- PERMINTAAN )
Atas kesudian Yang Berbahagia Dato’ menerima jemputan ini amatlah dihargai dan didahului dengan ucapan jutaan terima kasih. (PENANDA ANTISIPASI)
Sekian terima kasih. (PENANDA PENAMAT)
“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA” (COGAN KATA)
Saya yang menurut perintah, (PENANDA AKUAN/RUJUKAN DIRI)
(HAJAH ZAWIYAH BINTI AHMED, AMN.)
Pegawai Pendidikan Daerah Kuala Kangsar
CONTOH SURAT
|
PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH KUALA KANGSAR,
JALAN TUN ABDUL RAZAK, Telefon : 05-7761184
PETI SURAT
33007 KUALA KANGSAR. Faks : 05-7761188
_________________________________________________________________
(PENERIMA) (RUJUKAN)
Ketua Unit Sekolah Rendah, Ruj. Tuan :
Jabatan Pendidikan Perak, Ruj. Kami : PPD. KK/ 02/04/037 R/ ( 25)
Jalan Tun Abdul Razak,
30640 Ipoh,Perak. Tarikh : 2 Ogos 2003
Tuan,
Data Guru ,Murid dan Kelas Daerah Kuala Kangsar Pada 31 Julai 2003
( TAJUK SURAT)
Dengan hormatnya saya merujuk perkara di atas dan bersama-sama ini disertakan Data Guru,Murid dan Kelas Daerah Kuala Kangsar Pada 31 Julai 2003 untuk tindakan tuan.
(PENANDA RUJUKAN DAN PENANDA PENYERTAAN)
Sekian terima kasih. (PENANDA PENAMAT)
“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA” (COGAN KATA)
Saya yang menurut perintah, (PENANDA AKUAN/RUJUKAN DIRI)
(ABD. RASHID BIN OMAR)
Penolong Pegawai Pendidikan Daerah ( R ),
b.p. Pegawai Pendidikan Daerah Kuala Kangsar.
PENANDA WACANA
Ungkapan yang digunakan dalam surat rasmi bagi menerangkan sesuatu kandungan surat supaya lebih bermakna atau signifikan.
1. Penanda Rujukan:
Pada kebiasaannya ungkapan ini digunakan pada awal ayat atau perenggan
pertama.
Contoh:
1.5 Dengan hormatnya saya merujuk perkara di atas dan memaklumkan...
1.6 Dengan hormatnya saya merujuk surat daripada Kementerian Pendidikan Malaysia yang rujukannya KP (AM)2952/18/(20) bertarikh 26 Mei 2003 tentang perkara di atas.
2. Penanda Penyertaan:
Ungkapan yang digunakan untuk memberi isyarat bahawa ada disertakan sesuatu.
Contoh:
2.1 Bersama-sama ini,disertakan “Lampiran A” untuk tuan kemas kini...
1.1 Bersama-sama ini, saya lampirkan...
2.3 Dengan ini saya lampirkan sesalinan helaian yang tuan kehendaki.
3. Penanda Makluman:
Ungkapan yang menunjukkan adanya pemakluman yang dibuat.
Contoh:
3.1 Dengan ini dimaklumkan bahawa...
3.2 Sukacita dimaklumkan bahawa...
3.3 Dukacita dimaklumkan bahawa...
3.4 Dengan sukacita dimaklumkan bahawa...
4. Penanda Perintah atau Arahan:
Ungkapan yang digunakan untuk menunjukkan perintah.
Contoh:
4.1 Perintah kasar atau tegas:
a. Saya telah diarahkan bagi memberitahu tuan...
b. Dengan ini tuan diingatkan bahawa...
c. Seyogia tuan diingatkan supaya...
d. Saya diarahkan merujuk perkara di atas dan memaklumkan bahawa...
e. Sila beri sebab tindakan tatatertib tidak boleh diambil terhadap tuan.
1.5 Memberi Harapan:
a. Dengan ini diharapkan tuan...
b. Pihak kami mengharapkan tuan dapat...
c. Saya mengharapkan tuan memaklumkan perkara tersebut kepada...
1.6 Nasihat :
a. Tuan dinasihatkan supaya...
b. Dengan ini tuan dinasihatkan supaya lapor diri dengan segera.
c. Pihak tuan didapati melanggar peraturan... dan dinasihatkan...
1.7 Permintaan:
a. Saya memohon jasa baik tuan...
b. Diharapkan tuan sudi melapangkan masa untuk bersama-sama kami pada hari tersebut.
c. Sukacita sekiranya mendapat kerjasama daripada...
d. Ingin saya mendapatkan penjelasan tuan tentang...
5. Penanda Sebab-musabab:
Ungkapan yang menunjukkan penanda sesuatu peristiwa yang menyebabkan
peristiwa yang lain berlaku.
Contoh:
5.1 Saya berkeberatan menerima jemputan tersebut kerana...
5.2 Kejadian tersebut amatlah dikesali dan pihak kami...
5.3 Terima kasih atas jemputan tuan tetapi saya memohon maaf kerana...
5.4 Atas kesulitan yang timbul amatlah dikesali dan...
6. Penanda Matlamat:
Ungkapan yang menunjukkan danya matlamat atau tujuan yang hendak dicapai.
6.1 Untuk tujuan...
6.2 Untuk pengetahuan tuan...
6.3 Untuk makluman tuan...
7. Penanda Perwakilan:
Ungkapan yang digunakan bagi menandakan wakil bagi pihak tertentu.
7.1 Bagi pihak kakitangan jabatan ini,saya...
7.2 Bagi pihak semua anggota keluarga jabatan ini, ingin saya...
1.4 Sebagai wakil Jabatan Pendidikan Perak ,saya ingin memaklumkan...
8. Penanda Pendapat:
Ungkapan yang digunakan untuk menyatakan sesuatu pendapat.
8.1 Berhubung dengan perkara di atas, saya ingin mencadangkan...
8.2 Ekoran perbincangan antara pegawai daripada jabatan tuan dengan pihak kami
tempoh hari, saya ingin mencadangkan...
8.3 Oleh sebab tuan akan menghadiri persidangan tersebut, dicadangkan...
9. Penanda Penegas:
Ungkapan yang digunakan bagi memberi penegasan terhadap sesuatu perkara.
9.1 Dengan hormat dimaklumkan bahawa tuan dikehendaki...
9.2 Dengan ini, menjadi harapan kami...
9.3 Dengan ini, didapati pihak tuan telah ...
10. Penanda Sambungan:
Ungkapan yang digunakan bagi menunjukkan kaitan peristiwa dari segi waktu.
10.1 Sebagai lanjutan surat saya dahulu...
10.2 Berikutan daripada percakapan kita tempoh hari...
10.3 Dalam mesyuarat tempoh hari telah diputuskan bahawa...
11. Penanda Sikap:
Ungkapan yang digunakan bersifat emotif tertentu dan boleh dibahagikan kepada
positif dan negatif.
11.1 Positif :
i. Saya merakamkan ucapan terima kasih atas sumbangan tuan...
ii. Saya tidak berhalangan membenarkan pegawai tersebut menghadiri...
iii. Saya tidak berkeberatan...
1.5 Negatif:
i. Dukacita dimaklumkan bahawa saya tidak membenarkan...
ii. Kejadian itu sangat dikesali kerana pihak tuan tidak...
iii. Pihak kami berhalangan membenarkan pegawai tersebut...
12. Penanda Antisipasi:
Ungkapan ini biasanya digunakan pada akhir surat yang berkaitan dengan
penghargaan dan sebab-musabab.
12.1 Atas kerjasama tuan itu saya dahului dengan ucapan terima kasih.
12.2 Kerjasama tuan dalam hal ini didahului dengan ucapan terima kasih.
12.3 Dengan kehadiran tuan akan menyerikan lagi majlis kami.
.
12.4 Atas pertimbangan tuan bagi permohonan ini amatlah dihargai dan didahului
dengan jutaan terima kasih.
12.5 Atas kesudian tuan menerima jemputan ini amatlah dihargai dan didahului
dengan ucapan jutaan terima kasih.
13. Penanda Penamat:
Ungkapan yang memberikan isyarat akan berakhirnya isi surat.
13.1 Sekian terima kasih.
13.2 Sekian.
13.3 Sekian jutaan terima kasih.
14. Penanda Akuan atau Rujukan Diri:
Ungkapan ini hendaklah bersesuaian dengan tujuan menulis surat,situasi pengirim
dan hubungannya dengan penerima.
14.1 Yang benar,
14.2 Saya yang menurut perintah,
14.3 Patik dengan hormat dan takzimnya,
.
SAPAAN (Sistem Panggilan dan Rujukan Kehormat)
Sapaan yang diberikan di bawah ialah yang berkaitan dengan majlis rasmi dan surat rasmi. Sapaan melibatkan panggilan seperti yang berikut:
1. Kata pembuka rujukan kehormat : Kebawah ( Sultan)
2. Rujukan kehormat : Duli Yang Maha Mulia (Sultan),Yang Berhormat (ADUN).
3. Gelaran jawatan : Yang di-Pertuan Agong (Agong)
4. Gelaran raja : Sultan
5. Gelaran keagamaan : Haji
6. Gelaran bahasa Arab: Al-Musta’in Billah
7. Gelaran warisan: Nik, Syed.
8. Gelaran akademik dan ikhtisas: Profesor (ikhtisas) , Doktor (akademik).
9. Gelaran adat: Datuk Baginda Besar (Negeri Sembilan)
10. Gelaran kurniaan: Tan Sri, Dato’ Seri,Datuk.
11. Gelaran kurniaan tanpa bintang: Dato’ Seri Wangsa Diraja (Perak)
Rujukan Kehormat
Bil
|
Jawatan
|
Rujukan Kehormat
Penyandang
|
Rujukan Kehormat
Untuk Isteri
|
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
|
Yang di-Pertuan Agong
Sultan Perak
Raja Muda
Raja Di Hilir
Perdana Menteri
Timbalan Perdana Menteri
Menteri,Timbalan Meneteri ) dan Setiausaha Parlimen )
Yang Dipertua Dewan )
Rakyat dan Dewan Negara )
Timbalan Yang Dipertua ) Dewan Rakyat dan )
Dewan Negara )
ADUN dan Ahli Parlimen
Tun dan Toh Puan
Tan Sri dan Puan Sri
Datuk/Dato’/Datin
|
Seri Paduka Baginda
Yang di-Pertuan Agong
Duli Yang Maha Mulia Paduka Seri Sultan Perak
Duli Yang Teramat Mulia Raja Muda Perak.
Duli Yang Amat Mulia
Raja Di Hilir Perak
Yang Amat Berhormat
Yang Amat Berhormat
Yang Berhormat
Yang Berhormat
Yang Berhormat
Yang Berhormat
Yang Amat Berbahagia
Yang Berbahagia
Yang Berbahagia
|
Seri Paduka Banginda
Raja Permaisuri Agong
Duli Yang Maha Mulia Raja Permaisuri Perak
Duli Yang Teramat Mulia Raja Puan Besar Perak
Duli Yang Amat Mulia
Raja Puan Muda Perak
Yang Amat Berbahagia
Yang Amat Berbahagia
Yang Berbahagia
Yang Berbahagia
Yang Berbahagia
Yang Berbahagia
Yang Amat Berbahagia
Yang Berbahagia
Yang Berbahagia
|
Bil
|
Jawatan
|
Rujukan Kehormat
Penyandang
|
Rujukan Kehormat
Untuk Isteri
|
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
22.
23.
24.
25.
26.
27.
28.
29.
30.
31.
32.
|
Ketua Hakim Negara
Hakim Besar Malaya dan Borneo
Hakim Mahkamah Tinggi / Agung
Ketua Setiausaha Negara
Panglima Angkatan Tentera
Ketua Polis Negara
Pegawai Tentera/Polis
Ketua Setiausaha
Speaker Dewan Undangan Negeri
Menteri Besar/Ketua Menteri
Setiausaha Kerajaan/ Penasihat Undang-undang/ Pegawai Kewangan Negeri
Ketua Jabatan
Raja/Tengku
Profesor/Doktor
Mufti
Kadi/Ulama
Pengarah Jabatan Agama Islam
Balu Almarhum Sultan
Raden, Syeikh
|
Yang Amat Arif
Yang Arif
Yang Arif
Yang Berbahagia
Yang Amat Setia
Yang Amat Setia
Yang Setia
Yang Berbahagia
Yang Berhormat
Yang Amat Berhormat
Yang Berhormat
Yang Berusaha
Yang Mulia
Yang Berbahagia
Sahibul Samahah
Sahibul Fadilah
Sahibus Saadah
Yang Maha Mulia
Yang Mulia
|
Yang Amat Berbahagia
Yang Berbahagia
Yang Berbahagia
Yang Berbahagia
Yang Amat Berbahagia
Yang Amat Berbahagia
Yang Berbahagia
Yang Berbahagia
Yang Berbahagia
Yang Amat Berbahagia
Yang Berbahagia
Yang Berbahagia
Yang Mulia
Yang Berbahagia
Yang Berbahagia
Yang Berbahagia
Yang Berbahagia
-
Yang Mulia
|
Sapaan Bagi Orang Yang Mempunyai Satu Gelaran:
Contoh:
i. Yang Teramat Mulia Tengku (isim)
ii. Yang Mulia Raden (isim)
iii. Yang Amat Berbahagia Tun (isim)
iv. Yang Mulia Syeikh (isim)
v. Yang Berbahagia Tan Sri (isim)
vi. Yang Amat Berhormat Dato’ Seri (isim)
Sapaan Bagi Orang Yang Mempunyai Lebih Daripada Satu Gelaran:
1.Jika gelaran itu gelaran warisan yang kanan seperti Tengku dan Raja, gelaran itu
hendaklah didahulukan daripada gelaran kurniaan.
Contoh:
i. Yang Mulia Raja Tan Sri ( isim)
ii. Yang Mulia Tengku Datuk (isim)
2. Sekiranya gelaran warisan itu bukan yang kanan seperti Syed,Meor,Nik dan Megat
gelaran itu hendaklah dikemudiankan daripada gelaran kurniaan.
Contoh:
i. Yang Berbahagia Datuk Nik (isim)
ii. Yang Berbahagia Tan Sri Syeikh (isim)
iii. Yang Berbahagia Datuk Syed (isim)
3. Kalau kedua-dua gelaran yang dimiliki itu gelaran kurniaan maka hendaklah
didahulukan gelaran kurniaan yang lebih kanan.
Contoh:
i. Yang Berbahagia Tan Sri Datuk (isim)
ii. Yang Berbahagia Datuk Patinggi Tan Sri (isim)
iii. Yang Amat Berbahagia Tun Datuk (isim).
4. Contoh-contoh lain bagi orang yang mempunyai gelaran lebih daripada dua.
i. Yang Berbahagia Profesor Tan Sri Datuk Dr. Haji (isim)
ii. Yang Berbahagia Profesor Tan Sri Datuk Dr. (isim)
iii. Yang Berbahagia Tan Sri Datuk Dr. (isim)
iv. Yang Amat Arif Raja Tan Sri Datuk (isim)
v. Yang Arif Tengku Tan Sri Datuk (isim)
vi. Yang Berbahagia Tan Sri Datuk Syed (isim)
Sapaan Bagi Datuk Gelaran (Gelaran Datuk yang tiada pingat):
i. Yang Berbahagia Dato’ Lela Jasa . (Terengganu)
ii. Yang Berbahagia Dato’ Karma Jaya. (Kedah)
iii. Yang Berbahagia Dato’ Paduka Maharajalela ( Negeri Sembilan)
iv. Yang Berbahagia Dato’ Seri Wangsa Diraja . (Perak)
Faktor yang menentukan susunan gelaran:
1. Susunan gelaran kurniaan daripada Yang di-Pertuan Agung paling kanan dan
diletakkan pada permulaan susunan gelaran . Manakala susunan gelaran kurniaan
daripada kerajaan negeri (kedua kanan) .
2. Walau bagaimanapun susunan gelaran juga berdasarkan istiadat kerajaan negeri
dan juga berdasarkan kebebasan individu.
Disediakan Oleh:
Allahyarham En Abd. Rashid bin Omar,
Penolong Pegawai Pendidikan Daerah ( R ),
Kuala Kangsar.
15 September 2003
Saya tidak menanam nenas,
Tanam kepaya di dalam padi;
Saya tidak memandang emas,
Budi bahasa yang saya cari.
Perigi dikatakan telaga,
Tempat budak berulang mandi;
Emas merah ada berharga,
Budi bahasa bernilai abadi.
(Mohd. Taib Osman, 1975:21)
Rujukan:
1. Sistem Panggilan Dalam Bahasa Melayu (DBP)
2. Acara Rasmi Adat Istiadat Menyambut Ulang Tahun Hari Keputeraan Sultan
Perak,Kedah,Selangor, dan Pahang
3. Sejarah Perak,Kedah,Selangor, dan Pahang. (DBP)
4. Panduan Menulis Surat (DBP)
5. Gaya Bahasa Dewan (DBP)
6. Pekeliling Perkhidmatan Awam dan Kementerian Pendidikan.
7. Tatabahasa Dewan (DBP).
